Classification du personnel civil

Classification du personnel civil

Classification du personnel civil

Qu’est-ce que la classification?

Tous les postes de la fonction publique sont classifiés de manière à refléter leur valeur relative, et ce, de façon juste et cohérente. Les postes qui ont des caractéristiques similaires sont regroupés en groupes professionnels et les niveaux de rémunération au sein de ces groupes dépendent de facteurs tels que l’effort intellectuel ou physique, une attention soutenue, les connaissances essentielles, les responsabilités liées à des fonds ou à d’autres ressources ou les conditions de travail, notamment les risques pour la santé.

La classification n’est pas fondée sur le rendement de l’employé. Elle résulte plutôt d’une analyse détaillée de ce qu’il faut pour bien faire un travail et d’une comparaison avec d’autres de la fonction publique. Ainsi, le système de classification peut contribuer à l’atteinte de l’équité concernant la rémunération des personnes qui effectuent des tâches ayant une valeur globale équivalente.

Qui peut classifier un poste?

Le Conseil du Trésor, en tant que comité du Cabinet est l’employeur officiel de l’administration centrale du gouvernement du Canada. Le Conseil du Trésor autorise les « administrateurs généraux » – habituellement les sous-ministres des ministères et agences – à classifier les postes au sein de leur organisation conformément à la Directive sur la classification du Conseil du Trésor1.

La directive décrit comment les administrateurs généraux doivent mener leurs activités de classification. Ils peuvent sous-déléguer leurs pouvoirs de classification à des employés de leur organisation, comme des gestionnaires qui ont été formés en classification ou des conseillers en ressources humaines accrédités.

À la Défense nationale, la Direction – Organisation et classification civiles est déléguée pour gérer la classification. Elle offre aux gestionnaires des conseils et de l’orientation en matière de classification et d’aménagement organisationnel et elle administre les griefs liés aux décisions de classification.

Quand modifie-t-on une classification?

La classification d’un poste ne doit être changée que si des changements importants et permanents ont été apportés aux fonctions principales du poste. Si le travail effectué est considérablement différent de la formulation de la description de travail lors de sa plus récente évaluation, cette description de travail doit être examinée et modifiée.

Comment les postes sont-ils classifiés?

La classification d’un poste consiste à répondre à deux questions élémentaires :

  1. Quel est le travail accompli? Le ou la gestionnaire de qui relève le poste doit décrire le travail accompli. Il doit soit écrire une description de travail unique, soit sélectionner une description de travail similaire ou générique qu’on trouve ailleurs dans le ministère.
  2. Quelle place ce travail occupe-t-il au sein de l’organisation? Une fois la description de travail choisie ou rédigée, la prochaine étape est de comprendre où se situe le poste au sein de l’organisation et du ministère. Il s’agit d’un facteur important pour déterminer la valeur relative d’un poste au sein de l’organisation. Par exemple, un poste de conseiller relevant d’un sous-ministre adjoint aurait une plus grande valeur relative que le même poste relevant d’un directeur.

Les réponses à ces questions sont soumises à la Direction – Organisation et classification civiles et assignées à un agent de classification accrédité.

Pour les postes uniques, l’évaluation implique d’évaluer le travail par rapport à une norme d’évaluation des emplois (aussi appelée norme de classification). Les normes de classification sont des documents du Conseil du Trésor qu’on utilise dans l’ensemble de la fonction publique pour assurer la conformité de l’évaluation du travail. Les normes d’évaluation des emplois peuvent être consultées ici 2. L’agent de classification détermine d’abord si le groupe professionnel du poste – les emplois ayant généralement les mêmes fonctions (ex. : services administratifs ou « AS »). La description de travail est alors comparée à la norme de classification du groupe professionnel, afin de déterminer le niveau au sein de ce groupe (ex. : AS-03). Une justification écrite est produite pour expliquer le groupe et le niveau attribués au poste. Cela constitue la décision de classification.

Il se peut qu’on demande à un comité de classification de faire l’examen de la décision, notamment dans les situations où une reclassification est proposée ou lorsqu’une description de travail s’applique à plusieurs postes.

Lorsque le gestionnaire a sélectionné une description de travail normalisée, l’agent de classification évalue le travail en fonction du contexte organisationnel et de la norme de classification applicable, afin de s’assurer que la description de travail choisie est appropriée au sein de l’organisation.

Renseignements supplémentaires :

Griefs de classification

Les employés qui ne sont pas satisfaits d’une décision de classification touchant leur poste peuvent soumettre un grief de classification. Ce processus est distinct d’un grief de relations de travail et est géré différemment. Pour en apprendre davantage sur les griefs de classification, cliquez ici.

Descriptions de travail normalisées

Le Ministère doit élaborer et mettre en œuvre des descriptions de travail normalisées chaque fois que cela est possible et n’avoir recours aux descriptions de travail uniques que dans des cas exceptionnels. Pour en apprendre davantage sur les descriptions de travail normalisées, cliquez ici.

Examen cyclique des descriptions de travail

Le Conseil du Trésor exige aussi que les ministères examinent toutes les descriptions de travail à intervalle raisonnable (ex. : tous les cinq ans). Pour en apprendre davantage sur les examens cycliques des descriptions de travail, cliquez ici.

Notes de bas de page

  1. http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=28700
  2. https://www.canada.ca/en/treasury-board-secretariat/services/collective-agreements/job-evaluation/job-evaluation-standards-public-service-employees.html

 

Griefs de classification

Griefs de classification

En quoi consiste un grief de classification?

Un grief de classification est une plainte écrite formelle faite par un employé civil qui s’oppose à une décision de classification quant au poste qu’il occupe. Il est important de noter que les griefs de classification ne sont pas soumis lorsqu’un employé croit que le contenu de sa description de tâches est erroné. Dans ce cas, il s’agit d’une question de relations de travail. Les griefs de classification sont traités séparément des griefs en relations de travail, conformément à la Directive sur les griefs de classification du Conseil du Trésor.

Comment traite-t-on les griefs de classification?

Les employés ont 35 jours à compter de la date de la décision de classification (ou de la date où ils en sont informés) pour présenter leur grief. Les griefs sont présentés soit par l’intermédiaire du représentant syndical de l’employé, soit directement par l’employé à son gestionnaire. Le gestionnaire envoie ensuite le grief au Directeur – Organisation et classification civiles, qui est responsable de l’administration des griefs de classification au ministère de la Défense nationale.

Un comité de trois représentants, habituellement composé d’un représentant du Conseil du Trésor et de deux représentants du ministère de la Défense nationale, est chargé d’entendre le grief de classification. L’employé lésé a la possibilité de présenter son argumentaire à l’audience (cela peut être fait par l’intermédiaire du représentant syndical).Le gestionnaire de l’employé est aussi à la disposition du comité pour donner des clarifications sur la description de travail, au besoin. Le comité délibère alors à huis clos. Un rapport est rédigé et soumis au sous-ministre ou à son délégué. Il contient une recommandation sur la classification. Une décision écrite est ensuite rendue, en fonction de cette recommandation. Au ministère de la Défense nationale, le Directeur général – Gestion du milieu de travail a les pouvoirs délégués du sous-ministre pour traiter les griefs de classification. La décision concernant un grief de classification est définitive et exécutoire. Le seul recours de l’employé est de demander un examen judiciaire auprès d’une cour fédérale.

Quelle est la participation du Bureau de l’Ombudsman dans les griefs de classification?

En 2011, après de nombreuses plaintes quant aux retards dans les griefs de classification, le Bureau de l’Ombudsman s’est mis à surveiller activement cet enjeu. Dans son rapport annuel 2012-20131, l’Ombudsman a indiqué qu’il y avait environ 250 griefs en attente d’une audience et qu’aucun grief n’avait été traité dans le délai prescrit de 80 jours.

De 2013 à 2015, l’Ombudsman a continué de surveiller la situation et son personnel a rencontré certains cadres supérieurs à ce sujet. Le ministère de la Défense nationale s’est engagé à améliorer le processus, notamment en embauchant des consultants en classification, en planifiant davantage d’audiences et en mettant en place un programme de transformation de la classification.

Le 1er juillet 2015, le Conseil du Trésor a mis en place une nouvelle Directive sur les griefs de classification qui insiste davantage sur la reddition de comptes et le respect des normes2. Même avec cette nouvelle directive, le Bureau de l’Ombudsman a continué de recevoir des plaintes concernant les importants retards dans le traitement des griefs de classification. Ces retards continuent d’avoir une incidence réelle et durable sur les employés civils du ministère de la Défense nationale.

Le 20 juin 2016, l’Ombudsman a indiqué au sous-ministre de la Défense nationale3 qu’il mènerait une enquête sur l’administration des griefs de classification en général. L’enquête a révélé que le Ministère avait diminué son arriérage, mais que la plupart des griefs n’étaient toujours pas résolus dans le délai prescrit de 80 jours. Cela constitue une iniquité pour les employés qui souhaitent se prévaloir du processus de grief de classification.

Tandis que l’Ombudsman et son équipe continuent de traiter les problèmes systémiques susmentionnés, le personnel d’enquête s’affaire à examiner et à résoudre les plaintes individuelles d’iniquité dans le processus de grief classification.

Comment le Bureau de l’Ombudsman peut-il être utile?

Si vous croyez avoir subi un traitement injuste dans le processus de grief de classification (ex. : s’il y a des délais déraisonnables), ou si vous voulez simplement obtenir des renseignements supplémentaires, n’hésitez pas à contacter le Bureau de l’Ombudsman par le moyen qui convient le mieux parmi la liste ci-dessous.

De plus, vous pouvez visiter la présente page pour connaitre les progrès et améliorations liés à cette situation inéquitable et aux délais dans le processus de grief de classification.

  1. http://www.ombudsman.forces.gc.ca/fr/ombudsman-rapports-statistiques-rapports/2012-2013-tdm.page
  2. Directive sur les griefs de classification : http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=28698
  3. http://www.ombudsman.forces.gc.ca/fr/ombudsman-nouvelles-activites-medias-lettres/lettre-au-sm-concernant-le-lancement-de-l-enquete-sur-les-griefs-de-classification-civile-juin-2016.page
Descriptions de travail normalisées

Descriptions de travail normalisées

Que sont les descriptions de travail normalisées?

Historiquement, la grande majorité des postes de la fonction publique avaient une description de travail unique propre à chaque poste. Dans presque tous les cas, il fallait exécuter un long processus de rédaction d’une description de travail, puis de classification.

Plus récemment, un changement s’est opéré vers l’utilisation de la même description de travail pour plus d’un poste. Au gré de l’évolution de cette pratique, certains termes ont été utilisés pour la décrire, notamment descriptions de travail collectives, descriptions de travail génériques et descriptions de travail normalisées.

Le 1er juillet 2015, le Conseil du Trésor a publié une nouvelle Directive sur la classification qui insiste davantage sur l’utilisation des descriptions de travail normalisées dans la fonction publique. En fait, la directive stipule que les gestionnaires sont chargés de mettre en œuvre des descriptions de travail normalisées appropriées chaque fois que cela est possible1.

Les descriptions de travail normalisées sont semblables à d’autres descriptions de travail, sauf qu’elles ont été conçues pour englober un grand nombre de postes dont les titulaires effectuent le même travail dans un contexte organisationnel semblable, mais à des endroits différents d’un ministère.

La Direction – Organisation et classification civiles du ministère de la Défense nationale évalue l’utilisation et le caractère approprié des descriptions de travail normalisées et s’assure que les descriptions de travail demeurent à jour. Toutefois, les gestionnaires doivent tout de même examiner régulièrement les descriptions de travail normalisées associées aux postes qui relèvent d’eux, afin de vérifier qu’elles correspondent aux tâches effectuées par les employés2. Il n’y a cependant aucune règle obligatoire dictant la fréquence de ces examens.

Le Ministère s’est engagé à augmenter l’augmentation et le nombre de descriptions de travail normalisées. Il y a environ 24 000 postes civils au ministère de la Défense nationale. Il y a actuellement plus de 11 000 descriptions de travail uniques et près de 400 descriptions de travail normalisées. Les descriptions de travail normalisées peuvent être consultées dans le répertoire des emplois civils du ministère, dans l’intranet du ministère de l’Équipe de la défense3.

Notes de bas de page

  1. Directive sur la classification, http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=28700
  2. Directive sur la classification, http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=28700
  3. http://collaboration-hr-civ.forces.mil.ca/sites/CJL-BEC/SitePages/Home_Accueil.aspx – Disponible uniquement sur le Réseau étendu de la Défense (RED)
Examen cyclique des descriptions de travail

Examen cyclique des descriptions de travail

Examen cyclique des descriptions de travail

Le 1er juillet 2015, Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a émis une nouvelle Directive sur la classification, qui stipule que « les organismes doivent s’assurer que les descriptions d’emploi sont revues dans un délai raisonnable (de préférence par cycle de cinq ans) ».

Au ministère de la Défense nationale, les gestionnaires doivent vérifier si les descriptions de travail des postes qu’ils gèrent sont à jour à trois occasions : « a) avant toute mesure de dotation; b) lors d’un changement dans les fonctions ou les rapports hiérarchiques; c) au moins une fois tous les cinq ans tant que le poste est occupé1 ». Le ministère s’est engagé à réduire le nombre de descriptions de travail non revues au cours des 5-10 dernières années pour les postes actuellement pourvus.

La Direction – Organisation et classification civiles fait le suivi des descriptions de travail à l’aide du Système de gestion des ressources humaines. Ils produisent aussi des rapports d’état qui sont régulièrement fournis à la haute direction. En juin 2016, environ 59 % des descriptions de travail n’avaient pas été soumises à un examen cyclique dans les délais prescrits. À l’aide de ces rapports, les gestionnaires devraient prioriser les examens de description de travail et, quand cela est approprié, utiliser des descriptions de travail normalisées.

Lors des visites de prise de contact effectuées par notre Bureau, les employés civils ont exprimé leurs préoccupations quant aux délais des examens cycliques des descriptions de travail civiles. Ils nous ont signalé que de nombreuses descriptions de travail sont désuètes ou ne reflètent pas fidèlement le travail accompli.

Si vous croyez que votre description de travail ne reflète pas les tâches qui vous sont assignées ou le travail que vous accomplissez, la première chose à faire est d’en parler à votre superviseur. Si vous avez d’autres questions ou préoccupations à ce sujet ou souhaitez obtenir de plus amples renseignements, n’hésitez pas à nous contacter.

Pour en savoir davantage sur les descriptions de travail normalisées, cliquez ici.

Notes de bas de page

  1. Bulletin no 19 de la DOCC, Cycle de vie des postes – Remarque : ce bulletin est en cours de révision en raison des changements récents à la Directive sur la classification du SCT.
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