Lettre au SM : pour demander un plan d’action sur le rapport « Un chemin vers l’avenir »

Le 17 novembre 2017

 

Mme Jody Thomas
Sous-ministre de la Défense nationale
Quartier général de la Défense nationale
Édifice Mgén George R. Pearkes
13e étage, tour nord
101, promenade Colonel-By
Ottawa (Ontario)  K1A OK2

 

Madame,

Au sujet de la réponse ministérielle au rapport Un chemin vers l’avenir : plan d’action pour le Bureau de l’Ombudsman

J’ai en ma possession la réponse du ministre à mon rapport, dans laquelle il exprime l’opinion que mon rapport jette les bases d’une collaboration maintenue et présente une occasion pour nos bureaux respectifs.

En conséquence, j’aimerais savoir, d’ici le 15 décembre 2017, quel est votre plan d’action pour chacune des recommandations de mon rapport. Vous trouverez ci-joint la liste des recommandations à titre de référence. De plus, je serai ravi de mettre les experts de mon bureau à votre disposition afin d’accélérer le processus.

Je crois qu’en travaillant conjointement, nous pouvons mettre en place les instruments requis avant la fin du présent exercice financier. Cette échéance coïncide avec le début de la cinquième année de mon mandat, lors duquel les pouvoirs fonctionnels du Bureau de l’Ombudsman ont été altérés et réduits.

Pour être viable en tant qu’organisation indépendante au service des commettants du MDN et des FAC, le Bureau doit avoir des pouvoirs clairs, cohérents et stables, ce que visent à atteindre les recommandations que je propose.

J’attends votre réponse avec impatience.

Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes sentiments distingués.

L’Ombudsman,

Gary Walbourne

c.c. : Ministre de la Défense nationale

Pièce jointe 

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UN CHEMIN VERS L’AVENIR

Liste des recommandations

NOUS RECOMMANDONS CE QUI SUIT :

1. Que soit rédigé et publié un article des Directives et ordonnances administratives de la défense qui appuie les Directives ministérielles, reconnaissant les principes d’ombudsman et énonçant le raisonnement qui guidera la délégation des pouvoirs à l’Ombudsman par les sous-ministres successifs.
2. Lorsqu’un audit révèle qu’un employé de l’Ombudsman a mal exercé les pouvoirs délégués, que les mesures correctives soient prises par l’Ombudsman en consultation avec le sous-ministre et avec son accord. Cela peut comprendre le retrait de la désignation par le sous-ministre.
3. Que les instruments de délégation pour l’Ombudsman soient autonomes et distincts de ceux du ministère, comme c’était le cas auparavant.
4. Que l’Ombudsman et le sous-ministre concluent un protocole d’entente qui prévoit des audits périodiques par le ministère de l’exercice des pouvoirs délégués au Bureau de l’Ombudsman en matière de finances et de ressources humaines.
5. Que le plan d’activités de l’Ombudsman soit soumis et approuvé par le ministre de la Défense nationale, dont il relève, et que le projet de budget annuel pleinement justifié de l’Ombudsman soit consigné au ministère. 
6. Que les seuils des contrats pour le Bureau de l’Ombudsman soient rétablis au moins aux montants d’avant 2015.
7.      
   1. Que le seuil des dépenses de déplacement et d’accueil soumis par le Bureau de l’Ombudsman soit approuvé tel quel et qu’il soit entendu que la soumission comprend une marge pour les imprévus.
   2. Que le seuil des dépenses d’accueil soit approuvé tel que soumis par l’Ombudsman.
   3. Que les exceptions soient gérées au cas par cas par l’Ombudsman et le sous‑ministre.
8. Que le ministère rétablisse, conformément aux Directives ministérielles, la déclaration du budget annuel de l’Ombudsman comme un article distinct dans le budget principal des dépenses du ministère.
9.      
   1. Que les pouvoirs délégués et sous-délégués au Bureau de l’Ombudsman, selon le cas, en matière de ressources humaines et de relations de travail, soient rétablis au minimum au niveau d’avant 2015, plus particulièrement les pouvoirs décrits à l’annexe E du présent rapport.
   2. Que l’Ombudsman et le sous-ministre concluent un protocole d’entente qui prévoit des audits périodiques par le ministère des dossiers de ressources humaines et de relations de travail du Bureau de l’Ombudsman.
   3. Lorsqu’un audit révèle la non-conformité, que des mesures correctives soient prises après une discussion et un accord entre le sous-ministre et l’Ombudsman.
10. Que soit rétabli le poste d’agent des ressources humaines interne au Bureau de l’Ombudsman, avec un accès complet aux systèmes de ressources humaines pertinents du ministère.
11. Lorsqu’une expertise en classification des ressources humaines pour les petites organisations est requise ou qu’une description de travail unique est nécessaire pour un poste donné au sein du Bureau de l’Ombudsman, que la question soit impartie aux Services partagés en ressources humaines offerts par Services publics et Approvisionnement Canada.
12.      
    1. Que soit rétablie la désignation autorisant l’Ombudsman à agir en tant qu’autorité de dernière instance du processus de grief pour les employés du Bureau de l’Ombudsman.
    2. Que soit incluse une limite obligeant l’Ombudsman à se récuser si ses propres actions ou décisions font l’objet du grief.
    3. Qu’une tierce partie extérieure au cadre ministériel soit désignée comme autorité de dernière instance du processus de grief si les actions ou décisions de l’Ombudsman font l’objet du grief.
13. Que le pouvoir de gérer les systèmes de gestion informelle des conflits applicables au Bureau de l’Ombudsman soit officiellement délégué à l’Ombudsman.
14. Que la Politique sur la prévention et la résolution du harcèlement (DAOD 5012-0) soit modifiée pour énoncer que le programme de prévention et de résolution du Bureau de l’Ombudsman est géré par le conseiller en harcèlement interne du Bureau de l’Ombudsman.
15.      
    1. Que soit pleinement rétabli le pouvoir de traiter directement avec la Commission canadienne des droits de la personne, y compris le droit de négocier des règlements et d’approuver les paiements à titre gracieux.
    2. Que l’Ombudsman informe la Direction générale – Gestion du milieu de travail aux étapes clés du processus de gestion des plaintes en droits de la personne.
    3. Que l’avocat général de l’Ombudsman consulte le conseiller juridique du MDN/des FAC concernant le montant potentiel des dommages et établisse une marge aux fins de négociation et de règlement des plaintes en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.
16.      
    1. Que soit amendée la DOAD 7024-1 pour que les enquêtes en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles relativement au Bureau de l’Ombudsman soient confiées à une tierce partie mutuellement acceptable.
    2. Que l’Ombudsman, en consultation avec le sous-ministre au besoin, prenne des mesures correctives lorsqu’une enquête révèle des actes répréhensibles de la part d’un employé de l’Ombudsman.
    3. Lorsque la divulgation concerne un acte allégué de l’Ombudsman, qu’une personne désignée par le gouverneur en conseil se charge de confier le dossier à une tierce partie neutre extérieure au cadre ministériel.
17. Que le ministre de la Défense nationale rétablisse les pouvoirs délégués à l’Ombudsman en matière d’AIPRP.